Облік рекламних витрат тримається на тому, що сходяться три цифри: скільки витрачено за даними майданчика, скільки реально списано з карток і скільки кампанія заробила за даними трекера. За десяти кампаній баєр тримає це в голові. За п’ятдесяти — у таблиці, а за сотні й більше потрібен сталий процес і людина, яка за нього відповідає.
Тут розібрано цей процес: які джерела брати, як вести реєстр карток і акаунтів, що змінюється на 10, 50 і 100+ кампаніях, як звірятися щотижня і як рахувати повну вартість кампанії з платіжними комісіями. У прикладах — наші реальні тарифи.
Зміст
- Три джерела і питання, на яке відповідає кожне
- Реєстр: одна таблиця, що пов’язує все
- Облік рекламних витрат на 10, 50 і 100+ кампаніях
- Щотижнева звірка в п’ять кроків
- Повна вартість кампанії, а не лише витрати майданчика
- Типові помилки обліку
- Підсумок
Три джерела і питання, на яке відповідає кожне
- Звіти майданчика відповідають на питання «скільки витратила кампанія і на що». Це витрати за днями, кампаніями та оголошеннями.
- Історія операцій за карткою відповідає на питання «скільки грошей реально пішло». В особистому кабінеті Spending Market видно історію транзакцій за кожною карткою.
- Трекер відповідає на питання «скільки кампанія заробила». Конверсії, виплати й дохід за оферами та джерелами.
Жодне джерело саме по собі не повне. Звіти майданчика не показують відхилених списань і комісій. Історія картки не показує, яка кампанія всередині акаунта спричинила списання. Трекер нічого не знає про платежі. Облік працює, коли всі три пов’язує реєстр.
Реєстр: одна таблиця, що пов’язує все
Реєстр — таблиця, де один рядок відповідає одній картці. Це ключ, за яким списання з картки зіставляється з рекламним акаунтом, акаунт — з кампанією чи офером, а кампанія — з баєром. Мінімальний набір стовпців:
| Стовпець | Приклад | Навіщо потрібен |
|---|---|---|
| Картка, останні 4 цифри | 4417 | Знайти картку в історії транзакцій |
| Майданчик та ID акаунта | Meta, act_… | Зіставити списання зі звітом майданчика |
| Офер або клієнт | Офер A, DE | Зібрати витрати для розрахунку прибутку |
| Баєр | Баєр 2 | Особисті бюджети й результати |
| Відкрита / закрита | 03.10 / — | Розуміти, які картки ще коштують грошей |
| Статус | Активна, обмежена, закрита | Закривати картки мертвих акаунтів |
Реєстр працює, лише якщо одна картка оплачує один рекламний акаунт. Коли картка спільна на кілька акаунтів, списання вже не розподілити без здогадок. Саму схему описано у статті Одна картка на кампанію: як правильно організувати оплату рекламних акаунтів.
Облік рекламних витрат на 10, 50 і 100+ кампаніях
Близько 10 кампаній
Вистачає однієї спільної таблиці. Баєр додає рядок, коли відкриває акаунт і випускає картку. Раз на тиждень витрати майданчика порівнюються зі списаннями за карткою для кожного акаунта. Баєр упорається за пів години.
Близько 50 кампаній
Запровадьте правило найменування: той самий код у назві акаунта, кампанії та в реєстрі, наприклад офер–ГЕО–баєр. Звіряйтеся двічі на тиждень. Дайте кожному баєрові місячний бюджет у реєстрі та порівнюйте його зі списаннями за його акаунтами. Картки виведених з роботи акаунтів закривайте того ж дня — це один клік.
100+ кампаній
Облік стає окремою роллю. Одна людина — часто тимлід або фінансовий менеджер — веде реєстр, щотижневу звірку й вирішує, які картки закрити. На такому обсязі вузьким місцем стає ручна робота з картками. Клієнтам VIP доступний API для масового випуску, перевірки балансу й статусів і керування картками — реєстр можна оновлювати з коду: VIP-картки з доступом до API. Скільки карток потрібно такій команді — у статті Скільки віртуальних карток потрібно агентству: методика підрахунку й розрахунок.
Щотижнева звірка в п’ять кроків
- Вивантажте витрати за акаунтами з кожного майданчика за тиждень.
- Візьміть історію транзакцій за картками за ті самі дати в особистому кабінеті.
- Зіставте їх через реєстр: ID акаунта → цифри картки.
- Поясніть кожне розходження. Часті причини: майданчик списує за порогом оплати, і списання надходить через кілька днів після витрат; валюта акаунта відрізняється від EUR-картки; списання відхилили й повторили.
- Закрийте картки акаунтів, які більше не витрачають, і оновіть статуси.
Розходження, яке не вдається пояснити, — привід придивитися до акаунта, а не підігнати цифри. Кожна транзакція на нашому боці проходить моніторинг, але лише ваш реєстр показує, чи було списання очікуваним.
Повна вартість кампанії, а не лише витрати майданчика
Звіти майданчика показують витрати без платіжних затрат. Реальна вартість включає комісію за поповнення й обслуговування картки. Наші тарифи: поповнення — 3,5% на Base, 2,5% на Mid і 1,7% на VIP; обслуговування — 1,5 € на місяць за активну картку на Base і Mid та 1,0 € на VIP. Транзакції — 0%.
Приклад на Mid. Один акаунт вів офер A і витратив за місяць 6 000 €; трекер показує 7 000 € доходу.
- прибуток за витратами майданчика: 7 000 € − 6 000 € = 1 000 €, ROI 16,7%;
- частка комісії: 2,5% × 6 000 € = 150 €;
- обслуговування картки: 1,5 €;
- повна вартість: 6 151,5 €, прибуток 848,5 €, ROI 13,8%.
На Base та сама кампанія несе 210 € комісії, і ROI падає до 12,7%. Для оферів із тонкою маржею ця різниця вирішує, масштабувати чи зупиняти.
Типові помилки обліку
- Кілька акаунтів на одній картці — списання не розділити.
- Немає правила найменування — звіти майданчика й трекер не поєднати.
- ROI рахують за витратами майданчика без платіжних затрат.
- Картки мертвих акаунтів залишаються відкритими й оплачуються.
- Звірка раз на місяць, коли розходження вже надто старі, щоб їх пояснити.
Контроль бюджету між звірками — окрема тема: див. статтю Як налаштувати ліміти на віртуальних картках і захистити рекламний бюджет. Якщо команда працює на кількох майданчиках з одного кабінету, прочитайте статтю Як керувати кількома рекламними акаунтами через єдину платіжну систему.
Підсумок
Affiliate-команди ведуть облік рекламних витрат, пов’язуючи звіти майданчиків, історію транзакцій за картками й дохід із трекера через один реєстр, де одна картка — один акаунт. На 10 кампаніях це перевірка раз на тиждень, на 50 — правило найменування й дві звірки на тиждень, на 100+ — окрема роль і доступ до API. Включайте платіжні затрати в ROI та закривайте картку в день, коли акаунт перестав витрачати.